Юбилей фирмы - событие, затрагивающее всех сотрудников организации, начиная от начальства и заканчивая младшим и обслуживающим персоналом. Празднуются такие события с размахом, однако часто бывает так, что при всех финансовых затратах о юбилее через день уже никто и не вспомнит. Чтобы избежать забвения, праздник должен отличаться от множества ему подобных. Не стоит превращать торжество в сводку достижений и неосуществленных планов, ведь юбилей - не съезд КПСС. Кроме того, стоит воздержаться от «разбора полетов» хотя бы за несколько дней перед торжеством и во время праздника.
К оформлению помещения, в котором планируется проводить юбилей, в данном случае лучше привлечь профессионалов, чтобы зал был действительно нарядным. Своими силами можно сделать несколько стенгазет-фоторепортажей об организации, которая отмечает юбилей; желательно, чтобы в фоторепортажах отражались не только сухие цифры, но и реальные истории из жизни коллектива.
При праздновании юбилея невозможно обойтись без торжественной части. И все же не стоит чересчур растягивать официальные поздравления и речи, иначе есть риск превращения праздника в митинг. Чтобы сотрудники не чувствовали себя массовкой, за несколько дней до начала торжества объявите конкурс на лучшее поздравление в адрес организации. На протяжении всего праздника сотрудники смогут зачитывать свои поздравления, а в конце торжества необходимо подвести итоги литературного конкурса и наградить победителей. В ходе этого состязания вы сможете узнать, сколько талантов работает в вашей организации.
Развлечения для юбилея
Ни один праздник не может обойтись без игр, конкурсов и других развлечений. Юбилей - не исключение из этого правила, а, скорее, в хорошем смысле закономерность (а почему бы и нет?). Мы приведем лишь некоторые варианты.
Конкурс «Глазомер»
Есть несколько разновидностей этого конкурса. Всем присутствующим на банкете предлагается навскидку определить, сколько денег находится внутри стеклянной банки, закрытой крышкой (деньги должны быть разных достоинств и представлены и купюрами, и монетами). Каждый желающий может внимательно рассмотреть банку со всех сторон, не открывая крышку, и назвать предполагаемую сумму. Все ответы необходимо записывать. После того, как все желающие высказали свои предположения, банку открывают, деньги пересчитывают и вручают в виде приза тому, кто назвал наиболее точную цифру. Если вы не желаете проводить азартный вариант игры, можно попросить сотрудников навскидку определить количество горошин или фасолин в жестяной банке, после чего банку так же вскрывают, горошины пересчитывают, а победителю вручается приз.
Конкурс «Аноним»
Вызываются несколько желающих для участия в конкурсе. Каждый участник получает газету, лист бумаги, клей-карандаш и ножницы. Задание такое: вырезать из газеты буквы, слова или словосочетания и составить из них небольшой рассказ-репортаж о родной организации. Времени дается на выполнение задания примерно 5 минут. Затем все шедевры зачитывают вслух и общим голосованием определяют победителя конкурса.
Конкурс «Оправдание»
Для участия в конкурсе вызывается несколько желающих. Ведущий говорит: «Представьте себе ситуацию, что вы три раза подряд опоздали на работу. Начальник вызывает вас к себе в кабинет и просит написать объяснительную записку, почему вы постоянно опаздываете на работу. Ваша задача - написать самую фантастическую объяснительную».
Участники получают по листу бумаги и шариковой ручке. В течение трех минут они должны написать объяснительную, после чего начальник и ведущий зачитывают вслух все объяснительные и определяют «лучшего фантаста» фирмы.
Конкурс «Выжатый лимон»
У начальников такая работа: выжимать из сотрудников все соки. Хорошо ли они умеют это делать - это и покажет конкурс. На сцену вызывают несколько человек из руководства фирмы. Каждый из них получает две половинки лимона, стакан и фартук, чтобы не испачкать костюм. По команде ведущего участники конкурса начинают руками давить сок из лимонов в стакан. Побеждает тот, в чьем стакане по окончании конкурса оказалось больше лимонного сока.
Конкурс «Незаменимый работник»
Вызывают несколько человек для участия в конкурсе. Каждого участника просят переписать несложный текст, параллельно ведущий задает участнику вопросы. Каждый участник переписывает текст и одновременно отвечает на вопросы в течение минуты. Побеждает тот, кто за минуту смог переписать текст и ответить на наибольшее количество заданных вопросов. Вопросы не должны быть сложными. Проще всего задавать «анкетные» вопросы, например, Ф.И.О., кем работаете, где живете, состоите ли в браке и тому подобные.
Конкурсы и развлечения лучше всего чередовать с танцами и небольшими концертными номерами, которые исполняют сотрудники организации.
На подобного рода торжествах не обязательно использовать «профессиональные» развлечения, можно играть и в другие игры. Задача любого праздника - создание хорошего настроения, и, конечно, праздник - это общение, которого в обычной жизни нам норой так не хватает.
С днями рождениями у меня сложные отношения. Я не люблю «накрывать поляну» на работе и банальные поздравления на стене в Контакте, но я всегда стараюсь организовать для своих друзей на свой День Рождения что-нибудь необычное. Должна признаться, что иногда дииико некогда, иногда безумно лень, иногда хочется плюнуть на все и сказать, что «по заказу не хочу, лучше организую праздник в любой другой день просто так», а иногда в голову просто не идут оригинальные идеи и даже Pinterest не спасает.
1. Ролевая игра
Дело было в институте. Мы праздновали день рождения с моей однокурсницей, каким-то волшебным образом затолкали в мою хоть и трехкомнатную, но небольшую квартиру человек тридцать и устроили (не ржать!) ролевую игру. По идее ролевую игру можно было взять готовую, но мы решили придумать весь сюжет самостоятельно. Особой интригой сценарий не отличался, но каждый из гостей получил описание своей роли (был престарелый миллионер, молодые охотницы за его наследством, поклонница Гринписа и любительница мехов) и должен был выполнять свои цели. Мы как именинницы и авторы сюжета играли роли журналистов, снимали все это на камеру и брали интервью у участников событий на скалку вместо микрофона. Алкоголь был крепкий и его явно было достаточно. Герои драмы (а гости далеко не все были знакомы друг с другом) быстро разбрелись по комнатам и перезнакомились. Помнится, даже защитница животных подружилась с дамой в меховом воротнике.
2. Квест
Если бюджет позволяет, то для проведения интересной игры можно уже пригласить профессионалов, что я и сделала в 2010. В очередной раз приближался конец мая, я в который раз ломала голову над тем, чтобы такого интересного устроить для друзей на свой день рождения. В этот раз я не придумывала сценарий сама, а заказала организацию и проведение квеста профи. Мы все перевоплотились в актеров, актрис, сценаристов, приехавших в отель для проб и дальнейших съемок кинокартины, но нашей задачей стало найти убийцу режиссера. Параллельно мы еще как-то успевали принять участие в пробах на роль главной героини фильма. Отличное времяпрепровождение: с одной стороны прекрасная возможность быть у стола (ну, вы меня понимаете), с другой - шевелить мозгами и участвовать в действе, но без прыжков в мешках.
Если хотите заказать квест, рекомендую обратиться к ребятам из Questime . Их представительства находятся во многих городах России, а также в Киеве, Астане и даже Нью-Йорке. Я лично знаю основателей. Они горят своим делом, так что от души рекомендую.
3. Вечеринка у Веселого Роджера
Был 2007 год, за день до моего дня рождения в российский прокат выходил очередной фильм из серии про пиратов Карибского моря. К этой теме я и решила приурочить тему празднования. Вечер начался с совместного похода в кино, а потом мы засели небольшой компанией в ресторанчике «Веселый Роджер» с соответствующим интерьером, который я заранее подыскала. Дело было давненько, но если я правильно помню, помимо самого застолья я организовала игру в мафию, которую переделала под пиратский стиль с черными метками, судовым врачом и юнгой. Были и небольшие подарочки для участников – какая-то простая сувенирка с изображениями Пиратов Карибского моря.
Мы с подругой в кинотеатре на премьере фильма «Пираты Карибского моря».
4. Костюмированный вечер
Идея проста – все приходят в костюмах. Вы можете повернуть эту идею так, как вам удобно: сказать, что тематика неважна, главное, чтобы костюмчик сидел был (мои подруги в такой ситуации быстро схалявили, надрали одуванчиков во дворе и пришли в венках) или задать определенную тему перевоплощения.
Моя подруга устраивала на свой день рождения вечеринку в американском стиле. Помимо стилизованной одежды, в которой она просила прийти гостей, тематика вечеринки поддерживалась меню - обалденными самодельными гамбургерами с жареной картошкой.
А вот другая моя подруга решила устроить на день рождения поход в караоке (и нет, я не согласна, что это банально!). Все приглашенные должны были преобразиться в какого-то музыкального героя (выбрать можно было хоть Бетховена, хоть Леди Гагу). Так уж получилось, что обе мои подруги праздновали свои дни рождения с разными компаниями, но в один день. Поэтому я стала американкой Бритни Спирс. Правда, все путали меня с японской школьницей.
5. Каждый охотник желает знать
В 2012 темой моего дня рождения стала радуга. Нет, тогда еще не был принят закон, запрещающий пропаганду, поэтому я предложила семи приглашенным подругам выбрать один цвет из радуги и подобрать одежду и аксессуары этого цвета (хотя, можно было, конечно, замутить что-то в стиле Белоснежки и семи гномов). Идея была отправиться таким всем красивым и разноцветным на природу и хорошенько пофотографироваться (). Моя подружка очень хорошо фотографирует и подарила мне фотосессию, а накупила всяких цветных аксессуаров и пончиков. Кстати, еще я подарила каждой гостье конвертик с цветными Skittles (попробуй радугу!) и заколками с цветком выбранного цвета.
Разноцветные пончики тоже были аксессуарами на вечеринке, но недолго.
У каждого человека есть важный в жизни день, когда он появился на свет. Такой день есть и у любой фирмы - юридическая дата создания. Руководители совместно с коллективом стремятся сделать организации запоминающимся для сотрудников. Этого требует и необходимость создания единой команды для выполнения сложных задач. Часто в праздновании участвуют клиенты, средства массовой информации, вышестоящее начальство и партнёры по бизнесу. Круглые даты и юбилеи отмечают с размахом. Это своего рода отчёт о проделанном за длительный период, парад достижений и заслуг. Рядовые дни рождения могут быть более скромными и превратиться в обычный банкет, конференцию или пикник для сотрудников.
Подготовка к празднованию
Рождения организации предполагает подготовку к нему. Планирование торжества начинается с назначения дня - это необязательно юридическая дата, и определения масштабов мероприятия.
Непосредственная подготовка начинается за два-три месяца до заветного числа. Она должна включать в себя:
Выбор места проведения (собственное помещение, аренда зала, ресторана или турбазы);
. определение состава участников;
. составление сметы расходования средств;
. организацию подготовки награждения или чествования лучших сотрудников (определение данных сотрудников, подготовка ходатайств на поощрение, покупка памятных подарков);
. подготовку видеоматериалов, стендов, баннеров и другой наглядной информации, требующей времени;
. составление сценарного плана мероприятия;
. заказ именных сувениров для участников праздника.
Праздничное оформление помещения
Созданию позитивного настроя способствует грамотное оформление. Логотип фирмы обязательно должен занять почётное место, но воссоздать его можно с помощью воздушных шаров или объёмных фигур. В любое время года уместны живые цветы. Ими можно украсить столы или сцену. В больших помещениях потребуются искусственные цветы, которыми целесообразно оформить помещение по периметру, используя большие напольные вазы или специальные подставки.
В день рождения организации для заинтересованности всего коллектива желательно подготовить арт-объекты с фотографиями сотрудников. Всё зависит от фантазии. Это может быть люстра, книжная стойка, просто стенд. Можно подготовить специальный баннер. Часто его изготавливают с прорезями для головы. Сотрудники могут устроить фотосессию, вставляя лица в прорези и делая фотографии на его фоне. Легко подготовить фотобудку с размещением логотипа или названия фирмы. Все желающие могут фотографироваться в ней по ходу праздника.
Программа развлечений
Опросы показывают, что часто к дням рождения фирмы сотрудники относятся с некоей долей равнодушия. Полагая, что они нужны только руководству фирмы. Это происходит из-за слабой вовлечённости коллектива в подготовку и проведение мероприятия. В день рождения фирмы, помимо банкета и вручения сувенирной продукции, для персонала должна быть хорошо продумана программа развлечений с учётом возрастных и гендерных особенностей. Это могут быть:
Концертная программа с использованием творческого потенциала участников;
. песочное или световое шоу, подготовленное по сценарию сотрудников;
. тематический квест;
. мастер-классы по любым зрелищным направлениям;
. интеллектуальные или спортивные игры;
. профессиональный конкурс с элементами юмора.
Праздничный стол
Есть много способов превратить поздравление фирме в тематический фуршет, что явится логическим продолжением идеи торжества. Среди наиболее ярких идей можно выделить:
. специальное с использованием фирменных салфеток, посуды, держателей с интересными фотографиями из истории фирмы;
. использование блюд, приготовленных руками умелых сотрудников;
. украшение стола рисунками в виде дружеских шаржей, разложенных по всему столу (по возможности, впечатление может быть усилено специальной подсветкой);
. сервировка стола с соблюдением особых традиций организации;
. праздничный тематический торт (в форме логотипа компании или даты со дня основания).
рождения фирмы
А что же с презентами? Отмечая день рождения организации, гости дарят подарки и чествуют именинника. Виновником данного торжества является руководитель и те, кто возглавлял её ранее. Правилом хорошего тона является праздничное поздравление фирме в адрес этих лиц со стороны коллектива. В ходе развлекательной программы для них можно устроить шоу с «приездом» известных лиц или вручением поздравительных телеграмм. Важным моментом для того, чтобы отпраздновать день рождения организации, является создание организационного комитета по подготовке мероприятия, которое можно провести как своими силами, так и с привлечением профессиональных организаций, занимающихся проведением праздников. Всё зависит от бюджета фирмы и наличия талантливых сотрудников.
День рождения организации с приглашением гостей требует соблюдения этических норм во время их встречи, рассаживания и участия в мероприятии. Праздник пройдёт на высоком уровне, если будут определены сотрудники, выполняющие роль радушных хозяев по отношению к приглашённым.
Хорошему празднику всегда сопутствует смех, веселье, радость.
День рождения компании, организация юбилея фирмы, может быть не только развлекательным, но и идеологически выверенным мероприятием, направленным на воспитание и укрепление корпоративного духа.
Если Вы хотите подчеркнуть значимость каждого члена коллектива, поощрить отдельных сотрудников, хорошо проявивших себя во время работы, то лучше всего это сделать на корпоративном празднике.
Корпоративные мероприятия - хорошая возможность для укрепления деловых отношений с Вашими партерами и клиентами!
Организация юбилея фирмы или корпоративного мероприятия - это возможность неформального общения и непринужденная атмосфера праздника - поможет Вам наладить новые контакты и укрепить существующие.
Агентство праздников "APTВИЗИТ"
профессионально организует корпоративное мероприятие поддерживющее репутацию и создающее привлекательный образ Вашей компании
среди сотрудников, клиентов и бизнес партнеров
.
Наши услуги по организация корпоративного торжества:
- организация и проведение корпоративного мероприятия "под КЛЮЧ";
- написание индивидуального сценария;
- подбор места проведения Дня Рождения или юбилея компании;
- дизайн и праздничное оформление зала;
- организация развлекательной, шоу-программы;
- организация выступлений артистов российской и зарубежной эстрады;
- организация выступлений актеров театра и кино;
- организация ведения торжества известных ведущих на торжество;
- профессионалтные ведущие, конферансье;
- разработка эксклюзивной шоу-программы (танцевальные номера + мастер класс, пародисты, иллюзионисты);
- группа аниматоров;
- ростовые куклы для рауса, детских праздников;
- музыкальное сопровождение - диджеи, музыканты -инструменталисты, ВИА ансамбли;
- организация дискотеки (DJ, заказ диджея);
- живая музыка, ВИА коллективы, симфонический, духовой или народный оркестр;
- услуги фото и видео съёмка мероприятия;
- создание, монтаж и режиссура фильма, видеоклипа;
- праздничный торт на заказ;
- шоколадный фонтан;
- кейтеринг (выездное ресторанное обслуживание);
- оформление зала: флористика (цветочное оформление), воздушный шары, ткань;
- салют, фейерверки и пиротехническое шоу;
- транспортное обслуживание (легковой, автобусы, лимузины, речные теплоходы) ;
- аренда звукового и светового оборудования (комплексное техническое обеспечение мероприятий любого уровня профессиональным световым, звуковым и другим концертным оборудованием).
Юбилей фирмы - это, не только праздник компании подводящий итоги проделанной работы, НО и в первую очередь.....
и в первую очередь, праздничное и хорошее настроение каждого вашего сотрудника, - это важнейшая дата в календаре любой организации.
Шикарно организованное празднование юбилея фирмы является показателем стабильности, развития и успеха компании в бизнесе. На подобных торжествах часто присутствуют деловые партнеры организации, журналисты и cредства массовой информации. Компания "АРТВИЗИТ" сделает юбилей вашей организации торжественным и неповторимым.
Мы предложим Вам огромный спектр развлекательных услуг, учитывающий особенности и традиции Вашей организации, предоставим для празднования лучшие рестораны Москвы, в живописных уголках Подмосковья, в клубах, или других нетрадиционных местах.
Мы подготовим пригласительные, подарочные букеты, цветочные корзины для сотрудников и партнеров, оформим Ваш праздник цветами и шарами. Опытные профессиональные фотографы запечатлят самые красивые и незабываемые моменты Вашего торжества, кульминацией которого станет нереальный фейерверк, салют или лазерное шоу.
Мы продумаем все до мельчайших деталей, чтобы сделать юбилей Вашей компании по-настоящему торжественным, красочным и интересным!
Как правильно организовать юбилей? (наши практические комментарии):
Частный юбилей или день рождения, юбилей фирмы, юбилей организации, юбилей предприятия или юбилей компании есть необходимые правила соблюдая которые, Вы можете быть уверенны что организация юбилея проидет на высоком профессиональном и эмоциональном уровне. Для этого достаточно соблюсти несколько правил изложенных ниже. Какой бы юбилей у Вас не планировался, мега- глобальный с приглашенными клиентами, партнерами и звездами российской и зарубежной эстрады, или небольшой семейный юбилей в кругу друзей, необходимо обо всем позаботиться заранее.
- Как правило, начинается подготовка юбилея с выбора и бронирования ресторана, ночного клуба или любого другого места, которое нравиться имениннику или генеральному директору организации для организации и проведения юбилея.
- После выбора и утверждения места, в котором будет проходить юбилей начинаются хлопоты по организации питания, организация банкета или организация фуршета для проведения юбилея. После того, когда с организацией питания вопрос будет решен, необходимо подумать об организации шоу-программы Вашего юбилея.
- Не секрет, что успех любого мероприятия зависит от ведущего, правильно подобранный ведущий, даже при наличии небольшого бюджета на шоу-программу, сможет провести юбилей на высоком профессиональном уровне и создать действительно праздничную атмосферу.
- Наличие в шоу-программе проведения юбилея оригинальных номеров, различных шоу, участие в проведение юбилея звезд российской и зарубежной эстрады, несомненно, придаст вашему юбилею шарм, изысканность и неповторимость, а кому-то подарит и встречу с любимыми артистами.
Если Вы хотите чтобы Ваш юбилей был интересным и неповторимым Вам необходимо доверить его организацию профессионалам.
Сценаристы нашей компании разработают специальные юбилейные сценарии для частных и корпоративных юбилеев.
Истоки зарождения традиции праздновать рабочим коллективом, достижения определенных результатов, возникли со времен объединения людей в группы. Все истории народов хранят рассказы великих торжеств, посвященных самым разным событиям – особенно пышно и пафосно во все времена, руководители старались отметить юбилей своего правления, важную дату со дня основания города, символический период жизни организации.
Празднование юбилея организации позволяет решить огромное количество самых разных задач, как для малых компаний, так и для огромных общественных объединений, например, руководства страны:
- На период подготовки к юбилею можно сконцентрировать мысли всех членов организации на успешную реализацию мероприятия, и даже непримиримые группировки на время могут отложить выяснение отношений
- В ходе подготовки включить позитивный творческий потенциал, не только сотрудников, но и любых сторонних людей из любых организаций, даже детей и пенсионеров
- Рождение новых идей позволяет увереннее говорить о позитивных перспективах организации
- Чем грандиознее масштаб мероприятия, тем больше сотрудники и все внешние наблюдатели проникаются величием организации
- Юбилей даёт огромную возможность для пиар работы, можно писать и говорить о нем за год до проведения, затем обсуждать результаты даже несколько лет
- даёт отличную возможность уйти от любой негативной волны пиара и развернуть свои лучшие стороны для всех наблюдателей
- В ходе организации крупного юбилея опытные руководители умело проводят нужные изменения в кадрах, маркетинге, финансах и др.
- Серьезный юбилей позволяет объяснить всем сотрудникам и партнерам организации, почему стоит подождать с оплатами и еще на время «затянуть пояса»
- Правильно организованный юбилей позволяет увеличить продажи своего товара или услуги, вывести на рынок новинку
- Круглая дата юбилея – это отличная возможность пригласить политиков, VIP клиентов и даже руководителей, конкурирующих организаций для закрепления хороших отношений
- Для компаний, активно работающих в медиа пространстве, юбилей – это возможность провести аудит отношений среди круга людей, располагающих «ключевыми ресурсами» для дальнейшей работы
- Организация юбилея – это практически официальная возможность «подкормить» нужных руководителю ключевых сотрудников
- Ярко организованный юбилей дает возможность передохнуть сотрудникам, в неформальном общении с поставщиками и партнерами, от серых однообразных рабочих будней и получить массу позитивных эмоций
В зависимости от специфики деятельности организации, истории, размера, географии работы, половозрастного состава сотрудников, могут быть еще десятки полезных аспектов в проведении юбилея .
Существуют сотни нюансов при организации юбилея , мы постараемся затронуть основные важные составляющие, на которые обращаем внимание, исходя из своего опыта.
История празднующей организации
Легендарный ореол возникновения, и как можно более бурный период становления любой организации, позволяет слагать целый эпос для всего своего окружения.
Чем длиннее период жизни, тем многограннее становятся возможности по наполнению плана сценария юбилея и легче сконцентрировать любые действия вокруг идеи работы – это касается всех, кто празднует 10, 15, 20, 25 и более лет.
Празднующим год основания, затем два, три, зачастую приходится намного сложнее, и они активно стараются задействовать креативные сценарии , для создания максимального впечатления у сотрудников, партнёров.
Иногда история развития изобилует таким количеством драматических сюжетов, что руководители стараются изо всех сил, во время проведения юбилея , показать всем – непредсказуемые времена закончились, дальше все будем двигаться по «ровной дороге».
Есть небольшое количество организаций, которые могут гордиться спокойным рождением, ежедневной кропотливой работой, без «трудового героизма» и обсуждений очередной рейдерской атаки в прессе – и уверенным празднованием юбилея , под графиками, демонстрирующих рост важных показателей.
Историческая основа и цели празднования юбилея определяют следующие составляющие организации мероприятия:
Кого приглашаем на юбилей
Выбор ведущего
Сценарий юбилея
Совместный юбилей с партнером или несколькими организациями
Дресс-код во время торжества
Подарки от гостей и гостям
Организация питания
Завершение юбилея
Собираем урожай после юбилея
Пиар работа до и после проведения юбилея
Масштаб деятельности организации и оперативные задачи определяют способы, инструменты информирования всего окружения о предстоящем юбилее .
Чем крупнее, старше организация, тем легче и проще попасть в новостную ленту СМИ. А маленьким новичкам приходится даже за деньги уговаривать региональные, местные издания, пропустить заметку о планируемом фееричном мега событии, посвященному такому-то юбилею этой организации.
Вот именно поэтому, мы все так редко слышим о праздновании даже круглых юбилеев в международных, федеральных корпорациях – им вполне достаточно провести праздник «для своих». А «своих» может собраться на целый дворец или даже стадион, руководству кажется, что внимания и так достаточно к юбилею, поэтому подключать СМИ никакого смысла нет. В редких случаях широкая публика узнает о таком праздновании, благодаря приезду звезды мирового или российского масштаба.
Для малого и среднего уровня организаций, проведения любого юбилея – это всегда шанс выйти за рамки небольшого круга лиц, которые уже и так работают с ними.
Решая эту задачу, разрабатывается целый комплекс действий, чтобы заинтересовать представителей власти, инвесторов, потенциальных клиентов, нужных партнеров. Часто, в рамках достижения целей привлечения внимания, приглашаются за вознаграждение медийные персоны, нанимаются известные артисты и об этом говорится в публикациях СМИ, пригласительных на юбилей , информационных ресурсах организации.
Во время празднования юбилея нанимаются лучшие фотографы, видеографы и журналисты, чтобы не только запечатлеть что и как было, но и подать событие в «нужном» ракурсе.
После проведения юбилея – сформированный пост отчет, целиком или частями, размещается на всех доступных ресурсах, а отдельные фотографии или кадры видео могут транслироваться годами в самых разных ситуациях. При успешном привлечении значимых медиаперсон, фотографии руководства с ними или рядом с символами организации (флаг, логотип на здании, узнаваемый продукт) украшают кабинеты, презентации, корпоративные сайты десятилетиями.
География и количество приглашенных гостей на юбилей являются главным фактором проведения, приведем два примера:
- Юбилей юридической компании в Москве, специализирующейся на сделках по коммерческой недвижимости в пределах столицы.
Коллектив, состоящий из нескольких десятков сотрудников, работающих и проживающих в Москве.
Все юридические аспекты работы и ключевые люди, благодаря которым решаются необходимые вопросы, тоже находятся в Москве.
Бизнес и деятельность основных клиентов тоже привязаны территориально к Москве, поэтому и находятся они или представители, с которыми ведет дела компания, часто в столице.
Получается, что организовать юбилей можно в ближайшем ресторане от офиса компании или за городом, что уже сложнее, так как клиентов, партнеров, сотрудников достаточно легко собрать около привычного места, но всегда сложнее организовать переезд в новое.
Поскольку все предполагаемые участники юбилея находятся в одном городе, поэтому сборы и дорогу до мероприятия, а затем и обратно до дома, затратят максимум несколько часов, то само событие может быть вполне организовано на два-три часа – это минимальный возможный формат, при желании, увеличивается до двух суток, но это уже максимум, на больший период гостей удержать вряд ли получится.
Многим гостям может быть вполне удобно заехать почтить вниманием партнеров, пожать руку руководителю, сказать тост и далее следовать по своим делам, не выделяя целый день на участие в юбилее .
- Юбилей страховой компании из Санкт-Петербурга, располагающей 12-ю филиалами в крупных городах России.
Мероприятие для подобной организации потребует тщательного анализа разных вводных – от количества сотрудников в филиалах, важности клиентской базы в том или ином городе, до физической возможности оперативно добраться до предполагаемого места проведения будущего юбилея .
Учитывая организационные издержки гостей торжества, однозначно необходимо планировать время на возможность отдохнуть перед мероприятием. Дать женщинам шанс спокойно менять наряды — на дневную, например, уличную часть, и перед вечерней шоу программой, а затем — заложить в план отдых гостей после мероприятия.
Оптимальное заявленное время проведения юбилея для такой организации – это два-три дня, но по факту торжественно-развлекательная часть один день, с утра до вечера. Остальные дни необходимо выделить на сбор гостей и отдых, проводы после события.
Лучшим днем недели для организации такого юбилея является пятница, по следующим причинам – далеко не все партнеры могут вырвать из графика два-три рабочих дня. Празднуя в пятницу юбилей , даем возможность самым загруженным людям сесть на самолет вечером в четверг и с утра пятницы целиком посвятить себя празднику, даже если после активного отдыха придется отсыпаться всю субботу – большинство деловых людей переживать не будет.
Мы увидели существенную разницу по времени проведения юбилея для двух разных организаций, в большинстве планируемых праздников для организаций, приходится учитывать намного больше факторов, влияющих на время, выделяемое для юбилея .
Место
Выбор места для юбилея
Сейчас мы кратко опишем основные стандартные места проведения юбилея . В статье Выбор оригинального места для юбилея рассказано о креативных и экзотических площадках.
Традиционно выбираются следующие варианты:
- Офис, склад, производство организации
- Место на природе
- Пансионат, санаторий, турбаза, клуб загородного отдыха
- Банкетный зал, ресторан, кафе, центр развлечений в ТРЦ
- Отель, гостиничный комплекс
Мы расположили места, примерно в порядке готовности организации инвестировать финансы в проведение юбилея .
Наиболее часто скромно отмечают какие-либо юбилеи иностранные филиалы компаний в России, выделяя часто для этого не самый важный цех, корпус или часть офиса, пригласив кейтеринговую компанию, для организации минимального фуршета, пресса чаще всего и фотографирует данное мероприятие.
Аналогично отмечают юбилеи российские компании, у которых по разным обстоятельствам нет возможности ярко отметить свой праздник – это могут быть разного рода политические мотивы или реальные финансовые ограничения. Исключения представляют собой следующие ситуации – когда цех завода или логистический склад только построен, когда в офис ранее не приглашалась пресса, партнеры.
Выезд на природу очень привлекателен для большинства жителей мегаполисов и для руководителей любой организации, возможностью сэкономить, но сопряжен с огромным количеством организационных сложностей и риском испорченного праздника из-за непогоды. Отдельные трудности представляют собой обеспечение транспортировки, питания, уборки мусора, организация биотуалетов, когда число участников юбилея достигает сотен человек.
Учитывая все сложности выезда на природу, наиболее популярным местом проведения юбилея давно стали места 3 и 4 пункта, большой парковкой и возможностью гостям часть времени проводить на свежем воздухе, возможно, перемещаясь между помещением и шатром, беседками. Готовая инфраструктура позволяет не заботиться о бытовых мелочах и сосредоточиться на главных целях мероприятия. Уровень сервиса, кухни определяет имиджевую составляющую выбора таких площадок под юбилей .
Организациям, готовым вывезти своих сотрудников и пригласить партнеров на побережье, или даже за границу, предпочтительнее снимать полностью отель или гостиничный комплекс, включающий в стоимость проживания широкий спектр дополнительных услуг.
Камерное место для ограниченного количества приглашенных на юбилей , редко предполагает киловатты звука и бешенный фейерверк в конце мероприятия, видный за десятки километров. Но на яркое празднование юбилея накладываются другие ограничения при выборе площадки – окружающие люди (туристы, проживающие), зачастую хотят спокойствия (громкая музыка может быть исключена из программы), сотни припаркованных машин могут создавать серьезные неудобства и даже конфликты, а возможность запускать фейерверки, или даже китайские фонарики в небо, есть далеко не у всех городских ресторанов.
При выборе места для юбилея , когда на праздник приглашаются люди разного социального статуса, желательно обеспечить зональность и возможно организовать доступ, используя современные технические решения, например — выдавая карту, браслет, в местах перехода из одного зала в другой, поставить датчики с дружелюбной, но твердо исполняющей инструкции охраной. Это рекомендуется делать, когда на мероприятие приглашаются политики, бизнесмены, артисты, известные всему миру – желающих подойти сделать с ними селфи за вечер может превысить любые разумные пределы и довести гостей до бешенства.
Важный, но очень редко принимаемый во внимание нюанс из нашей практики: уточняйте даже у самых популярных и имиджевых площадках – есть ли у них места для переодевания, подготовки и питания артистам. К сожалению, нам не раз приходилось уговаривать не расстраиваться, и работать с душой артистов, после переодевания зимой на улице, в машине, или когда им предлагали перекусить стоя в коридоре. Спокойно к таким «мелочам» относятся только начинающие, но чем выше статут артистов, тем болезнее они воспринимают такое отношение, вплоть до отказа выходить на сцену.
Итак, место для проведения юбилея лучше выбирать на основе функционального совпадения потребностей мероприятия, не опираясь на кухню, обслуживание. В нашей практике есть опыт, когда мы организовывали юбилей в большом загородном коттедже, с нанятыми отдельно официантами, а еду привозили из четырех разных ресторанов.
Кого приглашаем на юбилей организации
Любой юбилей – это отличная возможность хорошим нужным людям проявить уважение и помириться с остальными полезными.
Список приглашенных на юбилей всегда определяется целями мероприятия. Далее мы не рассматриваем задачи организации скромного мероприятия для сотрудников склада, производства или офиса – для этого взаимодействие с нашей Event компанией не требуется. Мы рассматриваем только проведение юбилея , подзадачами которого являются донесение определенных идей из широкого круга нужных организации людей и компаний.
Практически каждому руководителю хочется пригласить на грандиозный праздник бывших партнеров, сотрудников, клиентов, мнение которых имеет значение для него, особенно, если расставание произошло в трудный и переломный момент становления организации. Но категорически этого делать не стоит – лучше после юбилея пошлите ссылку на красивый отчет о мероприятии.
Составление списка для приглашения на юбилей организации – задача, требующая ювелирной политкорректности и стратегического чутья на людей, ресурсы и связи которых необходимы для развития в будущем. Для этого нужно иметь качественный план развития организации на ближайшие годы и понимать, благодаря каким организациям, и занимающим в них ключевые посты людям, возможен успех или противодействие – именно эти люди должны быть приглашены на юбилей .
Сотрудники организации однозначно важны, необходимо показать тех, кто стоял у истоков и вынес на своих плечах все тяготы становления, при условии, что именно на этих людях делается ставка на будущее развитие – тогда это отличные и нужные люди на юбилее . Но часто для завоевания новых рубежей, требуются новые люди – как говорил Фридрих Ницше: «Нужны новые уши, чтобы услышать новую музыку!». Последние десятилетия жизнь кардинально изменилась, для дальнейших успехов практически любой организации необходимо на ключевые посты ставить новых амбициозных сотрудников. Крупный юбилей – это отличная возможность познакомить перспективный кадровый резерв с акционерами, людьми из власти, медиаперсонами, учредителями крупных клиентов и поставщиков.
Важно при составлении списка гостей учитывать следующие тонкости:
- Приглашайте только тех, кто позитивно относится к организации, даже сомнение о том, что гость может публично высказать критику – ставит однозначно вопрос о его персоне.
- Приглашая представителей разных компаний и медиаперсон, желательно, как можно лучше изучить круг друзей и недоброжелателей каждого, так как случайные разборки на вашем праздники явно не улучшат настроение всех гостей.
- При возможности пригласить сразу много медиаперсон и людей из категории VIP, стоит очень осторожно это делать, так как им всем необходимо оказать внимание – от места рядом с руководством организации, празднующей юбилей, до внимания гостей, артистов, журналистов.
- Ограничивайте круг потенциальных и действующих клиентов, дилеров, поставщиков – во многих рынках руководители знают друг друга в лицо и организация может потерять в имидже, если присутствующие решат, что юбилей превращен в продажную презентацию товаров или услуг.
- Не приглашайте, даже очень хороших друзей и партнеров организации, которые любое событие превращают в собственную пиар компанию и у них действительно получается переключить основных гостей на себя
Определившись со списком гостей, необходимо выделить ответственного сотрудника для грамотного приглашения всех будущих участников юбилея . По возможности, необходимо, как можно раньше начинать телефонные звонки и понимать, кто и как реагирует на приглашение. За 3-4 месяца до мероприятия можно уже примерно определиться с будущим количеством гостей, чтобы планировать основные параметры юбилея – какую площадку выбирать, чем кормить, и как лучше формировать наполнение праздника. За месяц необходимо повторить звонки, чтобы получить подтверждение участия или отказ, всем готовым приехать — выслать всеми возможными способами информацию о месте, времени, дресс-коде, меню, развлекательной и деловой программе, присутствии представителей власти и СМИ, любых медиаперсон. За неделю, затем и за 2-3 дня обязательно напомнить гостям о предстоящем событии всеми возможными способами – звонок, смс, сообщение в мессенджере, электронная почта, социальные сети. Такая активность со стороны организации только приветствуется и показывает, что присутствия определенного гостя важно! Это намного лучше, по сравнению с отрицательными примерами – когда гости едут непонятно куда, совершенно не понимая формата мероприятия, покормят ли там или стоит заехать перекусить, кто там будет и придется ли скучать или участвовать в банальных свадебных конкурсах.
Чем выше социальный статус гостей – тем больше они любят определенность во всех деталях. Нам много раз приходилось высылать гостям не только фотографии будущего оформления места под юбилей , но и меню, список приглашенных СМИ, возможных медиаперсон, подробную программу деловой и развлекательной части.
Выбор ведущего на юбилей
Успешный выбор ведущего не субъективен, как может показаться на первый взгляд. Чем больше задач, которые нужно решить в ходе празднования юбилея , тем четче необходимо формулировать каждую из них в ходе задания. Ведущий – это всегда лицо и душа праздника. В качестве стандартной подготовки считается нормой, когда ведущий за две-три недели приезжает к главному руководителю организации празднующей юбилей и общается не только по сценарию праздника, согласовывая фразы, интонации, шутки, правильное произношение фамилий упоминаемых гостей, но и находит хорошее человеческое взаимопонимание с первым лицом. Если этого контакта не удалось настроить, то лучше сразу же пригласить другого ведущего. Не стоит гнаться за известными именами – качественное понимание друг друга с полуслова важнее в десятки раз, чем дискомфорт и мысли руководителя, что мол перед ним профессионал, а он чего-то сам не понимает. Хороший пример – это танцы, где партнеры чувствуют друг друга без слов!
При важных задачах в ходе юбилея , желательно отрепетировать все выступления первых лиц компании с ведущим не один раз. У нас есть опыт, когда мы 7 дней подряд встречались с ведущим каждый день, чтобы отработать все важные детали будущей для него работы.
Для разных действий, в ходе проведения юбилея , можно задействовать разных ведущих, например: для деловой части — один, для тимбилдинговых игр — другой и для вечернего шоу приглашается третий.
Выбор между мужчиной или женщиной в роли ведущего необходимо осуществлять на основе гендерного состава гостей:
– для дам бальзаковского возраста, лучше выбирать ведущего мужчину до 35 лет
— для молодых мужчин до 33 лет, можно поставить ведущую девушку до 30 лет
— для девушек до 30 — мужчину от 35 до 45
— для смешенного состава, где средний возраст за 40 — лучше мужчину за 50 лет
При использовании в продвижении образа мужчины или женщины от Вашей организации, вышеперечисленным советам можно не следовать, а лучше выбрать ведущего, лучше всего подходящего по типажу с рекламным образом.
Обязательно ведущий должен быть посвящен в основы деятельности организации и понимать хотя бы основы внутренней, внешней политики, чтобы при любой реплике, шутки гостей, мог среагировать в нужном ключе.
Мы еще вернемся к аспектам выбора ведущего в следующей главе, посвященной сценарию юбилея .
В мировой практике, вероятно, каждый день рождается новый оригинальный сценарий проведения юбилея – нам известны сотни. Мы условно разделили сценарии на следующие форматы:
Официально-банкетный – просто и всем понятно, состоит из двух частей.
В первой — торжественные речи, где все слушают, в зале или ресторане, затем во второй части — выступают разные артисты, с ведущим или без, заканчивается танцами или конкурсами. Все мероприятие можно провести в один день и в одном зале.
Плюсы – минимум затрат, минусы – сложно внести креативную составляющую.
Производственно-самодеятельный – к производственным официальным отчетным речам добавляется активное участие самых разных сотрудников (устно или в заранее снятых видео роликах, фото-коллажах – аналог стенгазета из советского прошлого). В развлекательную часть активно вовлекаются члены коллектива, с песнями, пьесами, другими постановками. Можно провести в один день или растянуть на несколько, по желанию. Плюс – можно еще сильнее сэкономить, но минус – это серьезный риск потерять лицо руководителям подразделений, если их подчиненные не справятся или «плохо» подготовятся. При организации подобных форматов юбилея коллектив должен находиться в одном здании, иначе у каждого отдела будет «свой» взгляд на будущий праздник.
Реализация идеи – сложный и интересный формат, требующий серьезного проектного подхода и активного участия топ-менеджмента.
Берется определенная идея и все выступления, видео ролики и многое другое, как на елку, дополняют выдвинутый лозунг. Примеры – вывод нового продукта, реализация ноу-хау в серии продуктов, вызов со стороны рынка по сервисным показателям, улучшение качественных показателей в определенных бизнес-процессах компании и др. При реализации подобного формата юбилея , происходит по сути реинжиниринг бизнеса компании, и руководству зачастую удается «протолкнуть» разные идеи, которые обычным способом реализовать не получается. Реализация со стороны исполнителя, зависит от самых разных вводных, со стороны заказчика.
Тематический формат , не связанный с производственными задачами (стиляги, пиратский и пр.) – такие юбилеи часто празднует руководство, когда все хорошо и хочется просто отдохнуть. В таком формате снимается турбаза или хороший загородный отель, нанимаются тимбилдинговые и экскурсионные компании, для разнообразного отдыха сотрудников и партнеров. Деловые разговоры проходят за кружкой чая, бокалом вина или шашлыками. Заодно могут быть приглашены любые артисты (вплоть до массажистов, гадалок) или бизнес-тренера для разнообразия отдыха.
Выбор определенного формата сценария подразумевает за собой фокусировку на подзадачах – от выбора ведущего, площадки, оформления, дресс-кода для гостей, до времени, выделяемого на юбилей и атмосферой всего мероприятия.
Юбилей с партнером или несколькими организациями
Такой формат все чаще встречается в последние годы, так как деятельность многих организаций бывает настолько переплетена, что деятельность одной, практически невозможна без другой.
При организации совместного юбилея двух и более организаций, все вышеперечисленные аспекты уместны – необходимо обязательно подключать на всех этапах руководителей организаций, участвующих партнерами в праздновании.
Желательно без присутствия подрядчиков руководителям договориться о следующих вопросах:
- Порядок представления организаций и первых лиц
- Порядок рассадки руководителей организаций
- Порядок рассадки сотрудников организаций
- Порядок рассадки гостей
- Выделить одного ответственного человека за организацию юбилея
- Поставить одного человека со списков для встречи всех гостей
- Как в проектном менеджменте письменно согласовать все статьи бюджета мероприятия и определиться с долевым участием в финансировании юбилея
- До и после мероприятия пиар сопровождением должен заниматься один человек, с предоставлением отчетов всем партнерам
Для людей из разных организаций, мало знакомых о столь тесном сотрудничестве Ваших организаций, желательно заранее подготовить подробный информационный анонс мероприятия, где будет рассказана вся история тесного сотрудничества партнеров по юбилею.
Дресс-код во время проведения юбилея
В наш демократичный век уже стало принято посещать любые мероприятия в той одежде, как комфортно гостю. Многие руководители организаций не придают значения о специальном дресс-коде для себя и своих гостей.
При желании качественно дополнить задуманную в сценарии атмосферу, мы рекомендуем обозначить со стороны , оптимальный внешний вид для гостей, и конечно, самим соответствовать заявленному.
Большинство гостей с удовольствием включаются в такую игру, даже, несмотря на то, что иногда наряд приходится заказывать для единственного мероприятия и в обозримой перспективе мало шансов его надеть хотя бы раз.
Наиболее частые форматы дресс-кода современных юбилеев:
- Casual
- Коктейльный стиль
- Вечерние платья и фраки
- Стиль Авангард или Кантри
- Стиль Гламур или Винтаж
- Деловой официальный стиль
- Демократический (джинсы и пр.)
- Светлые тона одежды – идея максимум White Party
- Черно-белый
- Гавайский стиль (яркие летние цвета)
При создании веселой атмосферы ведущему можно смело обыгрывать наиболее соответствующие наряды гостей заявленному дресс-коду юбилея и шутливо журить тех, кто не соответствует. На эту тему хорошо входят в программу разные конкурсы, например — на выбор королевы или пары вечера в лучших одеждах.
Зонирование при организации юбилея
Как мы уже упоминали, когда количество гостей превышает 100-200 человек и формат мероприятия предполагает присутствие VIP и медиаперсон, то оптимальным решением будет выделить определенные помещения для размещения участников юбилея .
Особенно это становиться актуальным, когда на юбилей приглашены потенциальные партнеры или те, с которыми идут активные переговоры по важным вопросам. При решении задач успешности переговоров, знакомства ключевых сотрудников с потенциальными клиентами важно исключить фактор случайного получения ненужной информации. Идеальным решением становится выделение отдельной площадки с охраной, а всем присутствующим в этом помещении объясняется, что они VIP гости. Необходимо учесть отдельную возможность от остальных гостей для курения, туалеты, даже дополнительный вход и выход.
Иногда сразу не хочется создавать излишний официоз вокруг определенных гостей, тогда, можно задействовать вариант разделения участников юбилея после официально-торжественной части. Практически сразу объявить, что желающим потанцевать и поиграть в конкурсы необходимо пройти в это помещение, а желающим пообщаться друг с другом — в другое, для готовых общаться с журналистами — в третье и т.д. Аккуратно при этом определенным гостям можно сообщить, что для них предусмотрена отдельная программа, где как раз можно создать условия для нужных переговоров.
Оформление площадки праздника
Наиболее часто оформление происходит в трех форматах:
Ярко празднично – цветами, шарами, тканями, цифрами и буквами (дату юбилея и название организации). Оформляется входная зона, стены, потолок, столы, стулья, сцена.
Официально – только цифры и название организации, на баннере или экранах. В остальных элементах присутствует минимализм или только оформление цветами.
Тематически – креативная составляющая в этом варианте не знает границ. На эту тему вы можете почерпнуть вдохновение в статье Креативные форматы оформления юбилея .
Мы рекомендуем не тратить излишние ресурсы на создание впечатления на гостей, забывая при этом, про остальные составляющие праздника – главной задачей всегда остается отличное настроение участников юбилея .
В статье Оформление деловых и развлекательных корпоративных мероприятий можно подробно прочитать про историю оформления, мнения экспертов и увидеть современные примеры.
Подарки от гостей и гостям
На юбилей организации , как правило, гости приходят без подарков, за редким исключением, когда организация явно ассоциируются у гостя с личностью руководителя.
Наиболее часто гости приносят подписанные документы, заявки на продукцию или услуги или торжественно объявляют о старте совместного проекта – это и является хорошим подарком с их стороны.
Организация напротив, старается использовать юбилей , как отличный шанс для информирования гостей о всех своих возможностях, бывает что даже через чур – на одном из юбилеев гостям дарили пакеты, наполненные образцами продукции, сувенирами, буклетами, такого веса, что большинство женщин волочили по полу, не в силах нести их.
Подарок гостям часто стараются оформить в нематериальный вид, например в виде выступления популярного артиста, с последующей раздачей автографов и фотоссесией.
Большинство гостей благосклонно воспринимают любые подарки от организации празднующей юбилей , поэтому стоит пользоваться этой традицией по максимуму.
Наполнение развлекательной части
Этот блок вытекает из целей, заложенных в сценарии, поэтому мы кратко перечислим основные стандартные пожелания празднующих юбилей:
— Аниматоры, мимы
— Музыканты, DJ
— Скрипачи, саксофонисты, арфистки
— Вокалисты, кавер-группы
— Музыкальные оркестры
— Шоу-балеты и танцевальные дуэты, Go-Go
Шоу-программы:
— Бармен-шоу
— Силовое шоу
— Шоу на полотнах и кольце
— Шоу в бокале
— Акробатические номера
— Ледовое шоу
— Шоу Поющие бокалы
— Шоу перевернутых картин
— Скрипичное световое шоу
— Шоколадное шоу
— Сигарное шоу
— Лазерное шоу
— Песочное шоу
— Шоу световых картин
— Шоу иллюзиониста
— Пародисты и двойники
— Японское шоу
— Светодиодное и зеркальное шоу
— Афро шоу
— Шоу барабанщиц
— Экстремальное шоу с крокодилом и рептилиями
— Шоу с саблями
— Огненное фаер шоу
На welcome:
— Живые статуи
— Леди-фуршет и Леди-букет
— Зеркальные люди, мимы
— Человек-пружина
— Стилизованные ростовые куклы
— Ходулисты, джамперы
— Интерактивные игры
— Винное казино
— Шаржист
— Микромагия
— Пирамида с шампанским
— Шоколадный и сырный фондю
— Фруктовые композиции и полотна
— Сладкий кенди-бар
Важно не переусердствовать, чтобы юбилей не превратился в обычный концерт, где гости являются только зрителями. Развлекательная часть должна только красиво дополнять главную задачу – общение гостей на тему юбилея организации .
Организация питания
В наших традициях раньше принято было, что большая часть юбилеев проводилась только за столом, поэтому часто затраты на питание гостей составляли до 90% бюджета мероприятия.
Мы настоятельно рекомендуем не следовать этой разорительной традиции, тем более, что большинство гостей приезжают на юбилей явно не с целью утолить физический голод. Особенно когда юбилей рассчитан по времени на один вечер. В таком формате вполне достаточно организовать легкий фуршет из напитков и закусок.
Когда организация своей деятельностью, происхождением или составом учредителей явно представляет определенную страну или нацию, то организовать угощение на юбилее национальными блюдами будет воспринято гостями положительно и даже может поспособствовать ассоциативному запоминанию вкуса с имиджем юбиляра .
VIP гости могут прислать заявку на индивидуальное меню – это стоит согласовать с поваром места проведения юбилея или заказать отдельно. Если это очень специфические пожелания, хорошим тоном будет сообщить такому гостю, что специалистов по индивидуальному приготовлению у Вас нет и предложить рекомендовать Вам хорошего повара необходимых блюд.
При праздновании юбилея не один день, нужно обеспечить гостям разнообразное питание. Хорошим решением для совмещения приготовления еды и шоу считается организация кулинарного шоу, с мастер-классами от шеф-повара и соревнованиями среди гостей, чаще на природе.
Сочетания закусок, горячих блюд, десертов, напитков и алкоголя зависит от задач юбилея .
Съемки фото, видео и интерактивная трансляция
Количество гостей и задачи юбилея , определяют уровень и количество специалистов, осуществляющих съемку.
Когда необходимо за вечер сфотографировать каждого гостя и желательно, чтобы получился не один кадр, а как минимум несколько и с разными гостями, с руководством организации, то расчет необходимо производить так, чтобы на 100 участников юбилея приходился минимум 1 фотограф.
При желании получить разные интервью и хороший видео материал – видеоператоров лучше сразу заказывать от 2 человек (2 камеры!).
Для федеральной и международной компании хорошим дополнением является организация прямой видео трансляции юбилея в интернет, современные решения позволяют через Internet обеспечить одновременный доступ до 500 человек, в разных частях мира, практически бесплатно. Многим, кто не смог приехать будет приятно дистанционно ощутить дух юбилея и при желании руководителя можно включить в программу видео поздравления гостей с разных городов и стран.
Завершение юбилея
Традиционное завершение – это вынос фирменного торта с датой юбилея и фейерверком на улице. В зависимости от количества гостей, торжественное угощение тортом от руководителя организации может быть чисто символическим – не может же он стоять и резать кусочки торта для трехсот человек, да и какого размера должен быть торт?
Торжественные слова благодарности от руководителя могут содержать призыв к полезному действию для организации, например — предложить заходить всем на сайт или группу в социальных сетях для скачивания фотографий, видео после юбилея , а заодно и для поддержания деятельности организации.
Структура затрат на юбилей организации
Базовый вопрос, который всех интересует – это стоимость проведения юбилея .
При определенных партнерских отношениях прямые финансовые затраты могут быть равны нулю. Этими возможностями часто пользуются государственные и общественные организации, специалистам Event компании Празднуем юбилей приходилось быть соорганизаторами таких мероприятий. Реализуется это за услуги, возможность пиара на мероприятии или просто на дружеской ноте. Но похвастаться такие мероприятия, идеальным исполнением всех участников праздника, могут редко.
Максимальная сумма, потраченная на юбилей, может превышать сотни миллионов долларов. Наш коллега, организатор мероприятий, рассказывал, что участвовал в реализации юбилея в г. Мончегорск Мурманской области, для компании Норильский никель, по его словам развлекательная часть состояла из 12 часового марафона выступлений десятков звезд российской эстрады. Стоимость только шоу программы, без трансферов, питания, проживания и многих других затрат была десятки миллионов рублей.
В зависимости от целей, подбираются инструменты реализации, ниже мы приведем список наиболее значимых статей в структуре затрат на организацию юбилея :
| Статья затрат | Доля в структуре затрат |
| Питание | до 90% |
| Развлекательная программа |
до 90% |
| Аренда базы, отеля и пр. |
до 60% |
| Оформление площадки |
до 30% |
| Индивидуальный пошив одежды |
до 30% |
| Пиар сопровождение |
до 20% |
| Услуги компании организатора |
до 20% |
| Транспортные издержки |
до 20% |
| Подарки гостям |
до 20% |
| Съемки фото, видео | до 10% |
| Печать баннера, пригласительных и пр. | до 10% |
| Креативный сценарий | до 5% |
Из нашего опыта видно, что большая часть денег обычно тратиться не на самые нужные статьи затрат, которые мало влияют на удовлетворенность гостей юбилеем и донесением информации о прошедшем мероприятии нужным людям.
На наш взгляд, в большинстве мероприятий, мы однозначно можем помочь сэкономить до 30-40% бюджета, и качественно увеличить достижение запланированных руководителем организации поставленных целее, в результате проведения юбилея .
Собираем урожай после юбилея
Проведя грандиозный праздник, каждой организации хочется, чтобы он дал результаты на годы и многократно окупил себя с самых разных сторон. Как этого достичь?
На наш взгляд, эти цели, конечно, нужно качественно планировать, только задумавшись о проведении юбилея .
Определившись со стратегией развития организации, необходимо максимум затрат выделить не на то, чтобы накормить или повеселить тех, кто каждый день работает в организации или пользуется услугами, покупает товары, а на новых партнеров. При невозможности пригласить или привезти и показать достижения компании на юбилее , необходимо оплатить дорогу, проживание и публикации той прессы, блогеров, информационных порталов, которые регулярно читают Ваши потенциальные клиенты, партнеры. Стоимость таких затрат сопоставима со средним чеком угощения десяти человек в стандартном московском ресторане, а результативность в сотни раз выше.
Осуществив подобные действия о достижениях организации, отпраздновавшей свой юбилей , узнают самые разные люди и организации, которые Вам необходимы для дальнейшего развития, что существенно обеспечит работу Вашим маркетологам, специалистам по продажам и руководителям.
Материал подготовлен специалистами Event-агенства Празднуем юбилей
(при использовании текстов агентства, ссылка на источник обязательна)
